• 錯的不要解釋

• 務必不要爭執(zhí)

• 不打斷對方說話

• 微笑再微笑

在跨部門會議上，每個主管為了維護自己部門的利益，難免會出現(xiàn)一些摩擦。有些主管，尤其是新手主管，為了怕把氣氛弄僵，往往會變得沉默寡言，以維持表面的和諧。艾林哈特在《有效溝通》一書中點出，“如果管理團隊在議題的討論上都沒有沖突，決策質(zhì)量就會低落?！卑止靥嵝?，千萬別把“沒有沖突”跟“意見一致”混為一談。

有時候，太過和諧反而凸顯不了你對議題的重視，而且問題也不會獲得真正的解決。因此，艾林哈特建議經(jīng)理人，態(tài)度要柔軟，但立場要堅定，“別太快或太輕易就順從認命?！庇涀?，你是部門主管，雖然你要和其它部門保持良好關系，但是，捍衛(wèi)部門及部屬的權益，更是你責無旁貸的使命。

讓溝通聚焦的最好方式，就是呈現(xiàn)具體事實，引導人們迅速將注意力放在中心議題上，減少不當?shù)囊軠y。

美國達頓商學院企管教授布爾喬亞三世在《哈佛商業(yè)評論》中為文指出，事實(例如目前銷量、市占率、研發(fā)經(jīng)費、競爭對手的行為等)可以將溝通過程中“人”的因素降到最低。在缺乏事實的情況下，個人動機可能會遭到猜疑，但“事實就是事實”，它不是出自人的幻想或自私的欲望，因此，提出事實，“可以創(chuàng)造一種強調(diào)議題，而非人身攻擊的氛圍。”布爾喬亞三世說。

當你進行跨部門協(xié)商時，不要執(zhí)著在單一做法上，而是開發(fā)多元選項，例如一次提出3～5個方案，讓其它經(jīng)理人有更大的選擇空間。

專家分析，多元選項能讓選擇不再“非黑即白”，經(jīng)理人有較大的彈性調(diào)整自己的支持度，也可以輕易變換立場，不覺得有失顏面，因此能夠降低溝通時的人際沖突。

無可諱言，各部門間一定同時存在合作與競爭關系。部門間若想進行建設性的溝通，一定要強調(diào)彼此的合作關系，競爭意味愈淡愈好。合作的關鍵在于擁有共同目標。

因此，盡量去創(chuàng)造一個橫跨各部門的共同目標，然后一起努力，就算有爭執(zhí)也沒關系。因為，就如蘋果計算機創(chuàng)辦人賈伯斯所言：“如果每個人都要去舊金山，那么，花許多時間爭執(zhí)走哪條路并不是問題。但如果有人要去舊金山，有人要去圣地亞哥，這樣的爭執(zhí)就很浪費時間了。

在跨部門溝通中，達成一致的目標需要弄清楚四個問題：

• 雙方的共同目標是什么?

• 有什么阻礙雙方合作?

• 創(chuàng)造共同目標的資源是什么?

• 合作的價值是什么?

每個經(jīng)理人都是各自管轄范圍內(nèi)最有權力的決策者，而他們也期待別人尊重他的這種權力。因此，當你在進行橫向溝通時，一定要挑對對象。

舉例來說，你們最新的網(wǎng)絡營銷計劃下周就要上路了，但是信息部門的網(wǎng)站建置還未完成。這時，不要心急地馬上跑去找負責的工程師，你應該去找他的主管，進行協(xié)調(diào)，找出解決之道。

總之，跨部門溝通時一定要注意彼此位階的對等關系，以免造成不必要的誤會。

幽默可以做為溝通時的緩沖劑，也可視為一種防御機制。當你必須呈現(xiàn)可能會觸犯到他人的事實，或是要溝通棘手訊息時，以輕松或幽默的方式來傳達，比較能保留對方的面子，也有助于正面的溝通。

幽默使用法則的四條禁忌：

• 不談論對方家庭

• 不以人身攻擊

• 不涉及組織敏感話題

• 幽默有度，點到即止

當你針對某件項目或議題，進行完跨部門溝通后，務必要回到自己部門，向部屬清楚傳達最新進度與訊息。很多時候，跨部門會議中所決定的事項，必須交由各部門的一線人員去執(zhí)行，因此，一定要確保所有信息傳達無誤，才不會讓好不容易達成的共識大打折扣。

為了確保溝通信息無誤，管理者可以利用以下幾個方法：

• 向?qū)Ψ街貜蜏贤ㄖ械闹饕獌?nèi)容

• 利用澄清的方式提出不明白的內(nèi)容

• 談論重點議題時盡量不要打斷對方講話